FAQ

Zur Meldung von wissenschaftlichen Beiträgen und Büchern (Fach- und Sachbücher, kartographische Werke, Loseblatt- und Lieferungswerke, Fachbeiträge und -artikel) sowie im Bereich Texte im Internet (METIS) wird kein Wahrnehmungsvertrag benötigt.

Für Ausschüttungen in allen anderen Bereichen der VG WORT – Belletristik und Kinderbücher, Sachbücher für Kinder und Jugendliche, Publikumszeitungen und -zeitschriften, Fernsehen, Hörfunk, Video / DVD, Sprachtonträger − ist der Wahrnehmungsvertrag Voraussetzung.

Der Wahrnehmungsvertrag gilt ab dem 1. Januar des Jahres, in dem er abgeschlossen wird, und erlaubt die Meldung von Publikationen ab diesem Jahr. Existiert der Wahrnehmungsvertrag bereits länger, kann auch rückwirkend gemeldet werden, entsprechend den Vorgaben in den jeweiligen Bereichen.

Ein Autor, der seine Publikationen im eigenen Verlag veröffentlicht, benötigt zwei Vertragsabschlüsse − einen als Urheber und einen als Verlag.

Der Wahrnehmungsvertrag kann nur durch eine Registrierung über das Meldeportal T.O.M. abgerufen, ausgefüllt und ausgedruckt werden.

Erforderlich ist die Angabe der vollständigen Postanschrift (privat). Bei Angabe einer c/o-Adresse wird von einer beschränkten Steuerpflicht nach § 50 a EStG ausgegangen, die einen steuerlichen Abzug nach sich zieht.

Das unter Publikationen / Dokumente hinterlegte Muster des Vertrags kann für einen Vertragsabschluss nicht verwendet werden, sondern dient lediglich der Information.

Der Wahrnehmungsvertrag wird grundsätzlich nur unter bürgerlichem Namen abgeschlossen.

Ausnahme: Ein eingetragener Künstlername kann bei Vorlage eines urkundlichen Nachweises (in Kopie) im Wahrnehmungsvertrag eingesetzt werden.

Pseudonyme können entweder online über das Meldeportal T.O.M. oder in Papierform über das Meldeformular Pseudonyme gemeldet werden.

Nein. Der einmalige Abschluss eines Wahrnehmungsvertrags genügt. Neue Veröffentlichungen sollten trotzdem stets an die VG WORT gemeldet werden.

Mit Zustimmung des gesetzlichen Vertreters (Unterschrift) ist dies möglich. Die Zustimmung soll mit einem formlosen Anschreiben belegt werden.

Um Meldungen elektronisch abgeben zu können, ist online eine einmalige Registrierung im Meldeportal T.O.M. erforderlich. Die Meldesystemregistrierung (Download-Dokument) muss ausgedruckt, persönlich unterschrieben und postalisch an die VG WORT gesendet werden. Daraufhin erfolgt die Freischaltung für das Online-Meldesystem durch die VG WORT.

Benutzername und Kennwort müssen in der korrekten Groß- und Kleinschreibung angegeben werden. Die Eingabe der Karteinummer darf keine Leerstellen enthalten.

Auch Autoren und Verlage, die bereits bei der VG WORT mit einer eigenen Karteinummer geführt werden, brauchen eine separate Registrierung für das Meldeportal.

Die Registrierung (mit oder ohne Wahrnehmungsvertrag) ersetzt nicht die aktive Meldung der Publikationen in den entsprechenden Meldebereichen.

Nach Abschluss des Wahrnehmungsvertrags oder der Erstmeldung eines Titels im Bereich wissenschaftliche Publikationen wird eine Karteinummer vergeben, die bis zu einer etwaigen Kündigung des Vertrags unverändert gültig ist. Die Karteinummer ist zur Identifizierung bei allen Vorgängen anzugeben.

Die Karteinummer kann – unter Angabe des Namens und Geburtsdatums – hier erneut erfragt werden.

Wer im Meldeportal T.O.M. registriert ist, kann der VG WORT die Änderung der Postanschrift oder E-Mailadresse online mitteilen.

Andernfalls kann das Formular Stammdatenänderung in T.O.M. verwendet und an die VG WORT gesendet werden.

Nur vollständige und damit eindeutig zuzuordnende Mitteilungen können bearbeitet werden.

Eine Namensänderung muss der VG WORT unverzüglich mitgeteilt werden. Hierfür kann das Formular Namensänderung im Meldeportal T.O.M. heruntergeladen werden. Ein urkundlicher Nachweis (in Kopie) muss beigefügt werden.

In diesem Fall ist unbedingt eine Mitteilung (siehe Frage 9) über die Adressenänderung an die VG WORT notwendig. Der Betrag des Schecks wird bei der nächstmöglichen Ausschüttung gutgeschrieben.

Der Scheck muss in diesem Fall an die VG WORT zurückgesendet werden. Nach einem Nachweis der Rechtsnachfolge (siehe Frage 16) wird der Scheck auf den Namen des Rechtsnachfolgers neu ausgestellt.

Wer im Meldeportal T.O.M. registriert ist, kann der VG WORT die Änderung der Postanschrift oder E-Mailadresse online mitteilen.

Andernfalls kann das Formular Stammdatenänderung in T.O.M. verwendet und an die VG WORT gesendet werden.

Bei Programmumstrukturierung oder Eigentümerwechsel des Verlags muss der Änderungsmitteilung eine Kopie des Handelsregisterauszugs beigelegt werden.

Nur vollständige und damit eindeutig zuzuordnende Mitteilungen können bearbeitet werden.

Sollte sich der Name eines Verlages ändern, benötigt die VG WORT in jedem Fall eine schriftliche Mitteilung und eine Kopie des Handelsregisterauszugs.

Das verwendete Pseudonym wird oder wurde vom Autor mit seinem bürgerlichen Namen öffentlich in Zusammenhang gebracht.

Alle Rechte an einem Werk gehen automatisch auf den oder die Rechtsnachfolger über. Der VG WORT muss zum Nachweis oder für eine etwaige Kündigung des Vertrags eine Kopie der entsprechenden Urkunde (Testamentsvollstreckerzeugnis oder Erbschein) zugeschickt werden. Falls es mehrere Rechtsnachfolger gibt, muss eine von allen Miterben unterzeichnete Bestätigung beigelegt werden, aus der hervorgeht, wer berechtigt ist, die Korrespondenz mit der VG WORT zu führen und rechtswirksam für die Erbengemeinschaft zu quittieren.

Eine Zusammenstellung der bereits gemeldeten Daten kann gegen eine geringe Gebühr erstellt werden: Kontakt

Nein. Für die Teilnahme an den Auszahlungen für Texte im Internet (METIS) ist eine Registrierung im Meldeportal T.O.M. Voraussetzung.

Weitere Informationen zum Meldeverfahren im Bereich Texte im Internet finden sich hier.

Um die Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort) im Meldeportal T.O.M. erneut anzufordern, werden die Karteinummer und die registrierte E-Mailadresse benötigt.

Benutzername und Kennwort müssen in der korrekten Groß- und Kleinschreibung angegeben werden. Die Eingabe der Karteinummer darf keine Leerstellen enthalten.